Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik mit Sitz in Garching bei München zählt zu den führenden Forschungsinstituten auf dem Gebiet der Laser- und Quantenforschung. Das Institut mit derzeit zwei Nobelpreisträgern und rd. 350 Beschäftigten besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die sich theoretisch und experimentell mit Themen von Attosekundenphysik bis hin zum Quantencomputing beschäftigen.Für die wissenschaftliche Gruppe von Frau Prof. Monika Aidelsburger suchen wir ab sofort eine:n Sekretär:in / Assistenz 50% – 100% (all genders) in Vollzeit. Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet.Ihre Aufgaben:Organisation des SekretariatsÜbernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Personal des InstitutsSelbständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer SpracheBetreuung von Mitarbeitenden sowie von Gastwissenschaftler:innen (national und international)Organisation von Dienstreisen inklusive ReisekostenabrechnungenUnterstützung des internationalen Abteilungsteams von Studierenden, Doktorand:innen, Postdoktorand:innen und Gastwissenschaftler:innenPersonaladministration: Vorbereitung von Personalentscheidungen nach Rücksprache mit dem VorgesetztenOrganisation von wissenschaftlichen Konferenzen oder MeetingsAdministrative Koordination von Haushalts- und Drittmittelprojekten sowie Bestellungen und Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder DrittmittelabteilungAktive und eigenständige Mitarbeit an aktuellen Projekten, unter anderem im Bereich der DigitalisierungPflege und redaktionelle Betreuung von institutsspezifischen WebseitenDatenauswertungen und DatenmanagementUnterstützung bei wissenschaftsnahen Themen bis hin zu praktischen Alltagsfragen wie Visaformalitäten oder WohnungssucheIhr Werkzeugkasten:Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder Verwaltungsberuf (z. B. Fremdsprachensekretär:in) bzw. vergleichbare Qualifikationen, Kenntnisse und ErfahrungenBerufserfahrung in der Bürokommunikation erwünschtFlexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen einzustellenOrganisationstalent sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Bereitschaft zum selbständigen und gewissenhaften ArbeitenOffenheit und Freude an kreativen LösungenSehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und SchriftGute Microsoft-Office-KenntnisseFreundliches, zuverlässiges und serviceorientiertes AuftretenAufgeschlossenheit und Geschick im Umgang mit Menschen unterschiedlichster KulturenInteresse an interkulturellen Begegnungen und internationaler ZusammenarbeitEine Persönlichkeit, die Freude daran hat, unser Team mit Kreativität, Organisationstalent und Herz zu unterstützenUnser Angebot:Vergütung erfolgt entsprechend Befähigung und fachlicher Eignung gemäß TVöD bis max. E 8. Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst)30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich freie Tage an Heiligabend und SilvesterBetriebliche Altersversorgung (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)Work-Life-Balance durch GleitzeitSehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und monatlicher Zuschuss zum Jobticket möglichPersönliche und fachliche WeiterbildungsprogrammeOffene Arbeitsatmosphäre im internationalen Umfeld unserer Forschungseinrichtung auf dem Campus in GarchingKantine, Fitnessraum, kostenfreie ParkplätzeEin nettes, dynamisches, internationales Team, das eng zusammenarbeitet, viel Spaß hat und sich sehr auf Dich freut!Wir sind stolz auf unsere Diversität und freuen uns über Deine Bewerbung unabhängig von Geschlecht und sexueller Identität, Nationalität, Religion, Alter oder Behinderung.Neugierig geworden?Dann freuen wir uns über Deine Bewerbung! Du kannst Deine Bewerbungsunterlagen digital als PDF in unserem Online‑Bewerberportal hochladen. Jetzt bewerben Max-Planck-Institut für QuantenoptikPostfach 13 2785741 Garching