Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit

Verwaltungsfachkraft als Assistenz der Sachgebiets- und der Abteilungsleitung (m/w/d)

80331 München

Flexible Arbeitszeiten
Behördliches Gesundheitsmanagement
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
Betriebliche Altersvorsorge
Jahressonderzahlung
Vermögenswirksame Leistungen
Fort- und Weiterbildungsakademie Inhouse
Sicherer Arbeitsplatz
Ideenmanagement
JobBike Bayern (Fahrradleasing)
Mobiles Arbeiten
Mitarbeitervergünstigungen
Mitarbeiterveranstaltungen (Sommerfest, Betriebsausflug etc.)

Beschäftigungsverhältnis / Bewertung

Die Einstellung erfolgt im Wege eines unbefristeten tarifrechtlichen Arbeitsverhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 5.

Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/.

Sie agieren als Assistenz (m/w/d) der Sachgebietsleitung
Sie kümmern sich gerne um die Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und pflegen proaktiv die Adresslisten
Ihnen obliegen die E-Mail-Verwaltung und der E-Mail-Versand der Team-Postfächer
Sie kümmern sich um die Postverteilung und den Postversand sowie die Brief- und Paketannahme des gesamten Sachgebiets
Sie kümmern sich um den Versand von Vergabeunterlagen und unterstützen die Projektleiter sowie den Juristen bei öffentlichen Ausschreibungen
Die eigenverantwortliche Materialbestellung und -verwaltung des Teams liegen in Ihren Händen
Sie kümmern sich gerne um die Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungsfristen
Auch unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Dienst- und Fortbildungsreisen
Sie arbeiten gerne bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen mit; hierbei helfen Sie auch bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie bei der Protokollführung
Sie unterstützen auch bei der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, wie Dienstleistern oder Ministerien, und bereiten beispielsweise Anschreiben vor
Sie organisieren Web-Meetings und sorgen für deren reibungslosen Verlauf
Sie übernehmen Internet- und Literaturrecherchen und unterstützen bei Datenabfragen und -zusammenstellungen
Sie unterstützen die Fördermittelkoordinatorin bei der Koordination der finanziellen Mittel im Rahmen laufender und zukünftiger Förderprojekte, bei der Rechnungsprüfung und im Controlling der Fördermittel
Sie unterstützen die Projektleiter bei der Rechnungsabwicklung
Sie wirken mit im Pool der Abteilungsassistenz für das Landesinstitut Gesundheit und unterstützen die Abteilungsleitung vor Ort bei analogen Aufgaben (Aktenführung, Postversand, Materialbestellung) sowie bei der E-Mail-Verwaltung des Landesinstituts-Postfachs und bei weiteren anfallenden Aufgaben

Berufliche Anforderungen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekauffrau / -kaufmann (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), oder vergleichbare Qualifikationen
Sie verfügen über circa drei Jahre Berufserfahrung in dem beschriebenen Aufgabenfeld

Von Vorteil sind

Vorerfahrung im öffentlichen Dienst
Erfahrung mit virtuellen Teams
Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Geldern, Fördermittelgebern sowie deren Nachweispflichten
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Organisationen und/oder Organisationseinheiten

Persönliche Voraussetzungen

Sehr gute sprachliche Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift (umfassende Deutschkenntnisse [mindestens Sprachniveau C2 nach GER])
Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Bereitschaft zur Einarbeitung in behördenspezifische Software)
Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
Ausgeprägtes Organisationsgeschick
Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit
Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
Eigeninitiative und Freude am selbstständigen Arbeiten
Hohe Flexibilität sowie Besonnenheit und Umsicht, auch in zeitkritischen Situationen
Interkulturelle Kompetenz
Bereitschaft zu Dienstreisen

Eine Stellenanzeige von Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit

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80331 München

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